Como hacer más productivas las reuniones con socios o trabajadores

Podríamos decir que las reuniones en cualquier tipo de negocio, son uno de los motivos principales de pérdida de tiempo dentro de la organización, tienden a alargarse y a no ser concretas en cuanto a los objetivos de las mismas. Suelen ser también puntos de conflicto entre los socios, ya que tienden a retrasarse cuando se tienen que tomar decisiones importantes en la empresa. Pensamos, por estos motivos y algunos más, aportarte nuestro punto de vista para ayudarte a hacer más productivas las reuniones con tus socios o trabajadores.

¿Es necesaria esta reunión de trabajo?

Es lo primero que debes de plantearte, y aquí se puede pecar tanto en defecto como en exceso. Muchas veces acabamos posponiendo temas importantes sobre los que no queremos tomar decisiones con nuestros socios y acabamos no teniendo reuniones que son muy necesarias para el correcto funcionamiento de la empresa. De igual manera, en determinadas épocas ¡Nos da por hacer reuniones! y acabamos agendando demasiadas reuniones que  hacen que nuestra productividad caiga en picado. Aquí debemos buscar un punto medio, si las reuniones se hacen bien, no se debe tener más de una reunión a la semana por departamento o con nuestros socios, y en la medida que se vayan optimizando, serán reuniones de 10 minutos muy productivas en la que se tocarán muy rápido, todos los temas propuestos.

En este punto se debe ir aprendiendo y calibrando la cantidad de reuniones que acabamos organizando y analizando de manera consciente cuales son productivas y cuales no, para ir mejorando durante el proceso.

¿Cuánto debe durar una reunión?

Aquí los especialistas en productividad son muy tajantes. Un reunión, por muy importante que sea, no debe durar más de 60 minutos (Lo que viene a ser una hora) a partir de ahí la atención de los participantes decae, ya nadie presta atención, se vuelve más tedioso todo y por lo tanto es mucho mejor y productivo, dejar lo que no se haya visto para la próxima convocatoria.

Si somos verdaderamente estrictos en este punto, os puedo asegurar, que la productividad de vuestras reuniones se verá incrementada y acabaréis teniendo de menos tiempo y mucho más eficientes.

A nosotros nos gusta medirlo todo y te recomiendo que vayas registrando la duración de tus últimas reuniones y tratando de acortar las futuras convocatorias, hasta llegar al tiempo óptimo de organización. Aquí debes tener en cuenta que es preferible tener más y más cortas, que una de cinco horas al mes que al final acabaréis evitando tener por qué acabáis exhaustos.

Planificación de la reunión

• Antes de la reunión: Se debe informar con suficiente antelación (Mínimo una semana) a los asistentes, de fecha y hora de celebración, así como la duración de la misma y los principales temas a tratar.  Este punto es muy importante, ya que en la medida que vayamos optimizando nuestras reuniones seremos cada vez más conscientes de si hay demasiados puntos en el orden del día para acabarla en el tiempo previsto. Un medio ideal para hacer este tipo de convocatorias es el correo electrónico, acompañada de una invitación en algún calendario online.
• Durante la reunión: Debe haber un responsable que dinamice la reunión, que suele acabar siendo el gerente o el socio principal, pero lo ideal sería que esté rol fuera pivotando entre los habituales miembros de las reuniones, para que cada uno se responsabilice del correcto desarrollo y esté más involucrado en el proceso. También hay que designar a una persona que tome nota de todo lo que se hable  y los diferentes puntos de vista, soluciones adoptadas, etc… En las reuniones pequeñas, suele ser el mismo responsable, el encargado de tomar notas y por ese motivo es tan necesario ir rotando el cargo, para que la persona encargada no acabe odiando tener reuniones, el trabajo se debe repartir entre el equipo y los socios.
• Al final de la reunión: Se tiene que realizar una acta/resumen de todo lo comentado en la reunión y en la medida de lo posible, salir con una nueva fecha de reunión  y los temas que se tratarán en la próxima. Por supuesto, siempre dejando espacio para temas importantes que se puedan ir dando antes de la fecha de la próxima reunión.

Hay que tener en cuenta los nuevos formatos de reuniones

Hoy en día, es muy importante tener en cuenta el nuevo formato de reuniones. Hay personas que tendremos lejos de nuestras oficinas, trabajan en otras ciudades o delegaciones, o quizás todavía deban quedarse en casa, por motivos de salud o por que están conciliando. Por lo tanto es muy importante, tener en cuenta, los nuevos formatos de reuniones, que pueden ser tanto presenciales como a través de vídeo conferencia, para ello deberemos tener los medios necesarios para que la persona que se conecta a distancia pueda participar con un miembro más de la reunión.

En este punto y a grandes rasgos, podemos decir que existen dos grandes tipos de reuniones:

1. Reuniones puramente online: Cada vez están más extendidas y cada miembro de la reunión cuenta con un punto de acceso, ya sea teléfono móvil u ordenador (Recomendamos ordenador para mejorar la productividad) con el que poder interactuar con los otros participantes. En este punto hacen falta herramientas de conectividad, tipo Google Meet, Zoom o Microsoft Teams, que harán las veces de  sala de reuniones para que todos puedan estar conectados a través de cámara y compartiendo contenidos desde sus dispositivos.
2. Reuniones combinadas, presenciales y a distancia: Que son todavía más complicadas que las anteriores, pues hay que disponer la mesa de reuniones de manera que esta mire hacia una cámara y un monitor que se usan para ver lo que pueden compartir los participantes que no se encuentran en la sala y también poder verse las caras, lo que hace un poco más cercanas este tipo de reuniones. También será conveniente que el orden del día y los contenidos se traten en un proyecto o pantalla ubicada en la sala, que al mismo tiempo se esté compartiendo con las personas que asisten a la reunión de manera remota. Para este tipo de cuestiones, una vez más, Google Meet, Zoom o Microsoft Teams, son perfectos para estas funciones.

Y con toda esta información y con el ánimo de que no tengas que invertir más tiempo en leer este artículo, tratando de aportarte el máximo valor en el menor tiempo posible. El equipo de Asesoría Carbonell, nos despedimos hasta próximos artículos, esperando que tus reuniones sean ahora mucho más productivas. ¡Hasta pronto!