Herramientas de gestión para optimizar el rendimiento de tu negocio

Hoy queremos hablarte de algunas herramientas basadas en Software de Gestión que permitirán optimizar el rendimiento de tu negocio.

Además si tienes en cuenta que hace unas semanas publicábamos un artículo con  ayudas de hasta 3.500,00€ por mejoras en Comercio electrónico, páginas web, aplicaciones móviles, CRM, ERP…

Esperamos que este artículo pueda ayudarte a mejorar la actual gestión de tu negocio y por supuesto consigas generar mayores beneficios a través de la optimización de los procesos de tu empresa.

Conoce las cuatro principales ventajas de tener un buen sistema de gestión para tu negocio

En nuestra empresa llevamos varios años buscando diferentes tipos de software de gestión que nos ayuden tanto en la optimización de los procesos de trabajo de nuestra empresa como en los de nuestros clientes.

Por este motivo hemos pensado que este artículo podría servirte para tomar la decisión de elegir un software de gestión que te ayude en la optimización de tu negocio y tus recursos.

Lo primero que debes tener en cuenta son las cuatro principales ventajas por las cuales vale la pena tener un buen sistema de gestión para optimizar tu negocio.

• Primera ventaja: Disponibilidad de la información en tiempo real. Utilizar este tipo de herramientas te permite conocer los principales datos de tu negocio como por ejemplo, las ventas del mes, márgenes, facturas de compra, stock disponible, presupuestos emitidos, aceptados, etc…  Hoy en día no podemos permitirnos conocer los datos de nuestro negocio de trimestre en trimestre, sino que tenemos que tener esa información lo más disponible posible para tomar decisiones en el corto plazo.
• Segunda ventaja: Gestión documental. Tener todas las facturas, presupuestos, albaranes de compra y cualquier documento que se te ocurra, documentado en la aplicación de gestión y además disponible desde cualquier ordenador o teléfono móvil en el momento que necesites consultarla. ¡Se acabó perder facturas de clientes, o esperarte a facturar a final de mes! Así podrás optimizar al máximo tu flujo de caja.
• Tercera ventaja: Automatización de procesos. Podrás crear plantillas de presupuestos, controlar tu stock en tiempo real, incluso optimizar la producción, domiciliar los pagos de recibos y cualquier cosa que se te ocurra, si decides contratar un buen sistema de gestión.
•  Cuarta ventaja: Ahorro de costes. Hoy en día podemos encontrar herramientas magníficas, súper avanzadas a un precio muy muy competitivo, simplemente tienes que buscar aquella herramienta de gestión que mejor se adapte a tu modelo negocio. En todo caso, si haces un mínimo de cuentas y calculas cuánto tiempo tarda tu equipo, escaneando y emitiendo facturas en excel o haciendo presupuestos, verás muy rápido el gran ahorro que te supondrá contar con un buen software de gestión.

Una vez comentados nuestros cuatro argumentos principales, tenemos que informarte de que hay mucho más a tener en cuenta y también que nosotros no nos dedicamos a vender software, pero sí que nos interesa que las empresas con las que trabajamos sean cada vez más competitivas y puedan crecer al ritmo que demanda el mercado.

En este punto seguramente te estés preguntando qué tipo de herramienta de gestión debo de contratar para mi empresa. ¡Vamos a por la segunda parte de este artículo! 

¿Qué tipo de herramienta de software de gestión debo contratar para mi negocio?

Hay cuatro grandes grupos que nosotros vamos a analizar, independientemente de la empresa proveedora o de la marca que haya detrás de la herramienta.

Aquí debes pedir varios presupuestos, puedes encontrarte con soluciones tipo Holded, muy buenas para aquellos que están empezando pero que luego se encarecen en la medida que tu empresa va creciendo, hasta soluciones tipo Sage 50, Open ERP, Ahora Soluciones o ya para grandes empresas, soluciones como Navisión o Sap que ya están pensadas para modelos de negocio más grandes.

También debes tener en cuenta que existe software de gestión para diferentes tipos de negocios, se llaman herramientas verticales y por ejemplo tienes Inmovilla, muy conocida en el sector inmobiliario, que además tiene su sede de desarrollo en Elche o Glop, muy especializada en el ámbito de los TPV para hostelería y restauración, que también tienen su sede en Castalla (Alicante).

Fuera de todo esto debes saber que existen varios grupos de herramientas de gestión que se basan en unas funciones muy concretas. Lo ideal sería que la herramienta que elijas tenga estas funciones contempladas para que no tengas que utilizar más de un software de gestión y así no dupliques procesos en la gestión de tu negocio.

Herramientas de gestión empresarial según su funcionalidad

ERP o como sus siglas indican en inglés (Planificación de recursos empresariales) es un software que debe contemplar la mayoría de los procesos empresariales de nuestro negocio. Desde el control de stock, control horario y vacaciones del personal, gestión de presupuestos, albaranes, facturas, domiciliaciones bancarias, control de costes, etc… todos aquellos procesos que sea importante controlar en tu empresa deberán estar contemplados en esta parte.

CRM, este tipo de herramienta está más centrada, como sus siglas en inglés indican (Gestión de la relación con clientes), en la parte de ventas de la empresa. Este tipo de software es ideal para hacer un seguimiento de los presupuestos enviados a nuestros clientes, control del equipo comercial, interacción con las propuestas comerciales, seguimiento de correos enviados, llamadas telefónicas, pedidos, etc… también se suele utilizar para gestionar el apartado de postventa y gestión de incidencias. En definitiva, todo lo que implique una relación con nuestro cliente dentro del negocio.

TPV, este tipo de software está muy enfocado en el ámbito del retail y la venta a cliente final en comercios y se encarga de toda la gestión de cobros en el punto de venta que debe estar completamente integrada con el stock y la capacidad de producción de la empresa si estamos hablando de servicios.

Gestión de proyectos, aquí hay infinidad de herramientas que funcionan genial y que están muy elaboradas, pero la clave en este punto es que esté perfectamente integrada con el resto de herramientas anteriores. Esto nos permitirá asignar tareas a nuestro equipo, controlar los costes del presupuesto ya que todo estará vinculado y relacionado.

Hay muchísimas más funcionalidades que pueden controlar este tipo de Software pero debemos empezar poco a poco y en la medida de lo posible, buscar la integración de todos los procesos de trabajo de nuestra empresa dentro de la misma herramienta y si no podemos utilizar una sola, los datos entre las diferentes soluciones deben estar entrelazados en tiempo real. Esto nos facilitará el trabajo. 

Y con este pequeño viaje por las herramientas de gestión para optimizar tu negocio nos despedimos por el momento desde el blog de Asesoría Carbonell, esperando que el artículo te haya resultado útil e interesante. Si ha sido así, por favor, déjanos tus comentarios al final de estas líneas y hasta muy pronto. ¡Gracias por tu tiempo!